המדריך להפקת יום הולדת – מהזמנות, ועד מתנות

מסיבת יום הולדת היא כמו נסיעה לחופשה: להגיע לשם, זה כבר חצי מהכיף. ההחלטה על נושא המסיבה, על הקישוטים, האטרקציות והפעילויות, הופכת את הימים שלפני האירוע, לחלק מהחגיגה עצמה. כיוון שגם מסיבה פשוטה מצריכה תכנון, ככול שתתחילו להתארגן מוקדם יותר, כך גם ההתרגשות תתחיל לרומם את מצב הרוח מוקדם יותר, וביום עצמו לא תצטרכו לעבוד קשה מדי.

לתכנן מתנה לאורחים

לפני שניכנס להפקת המסיבה, אל תשכחו: כמו שלאורח כיף להעניק מתנה לבעל החגיגה, כך גם כיף לו לקבל מתנה כמזכרת מהמסיבה שלכם. מתנות ומזכרות לאירועים, הם זיכרון מרגש. מתנה לאורחים יכולה לתרום רבות לתחושה שהקדשתם לכל אחד תשומת לב אישית מיוחדת. והכוונה היא למתנות צנועות אך מפתיעות, כמו:

דלי פח צבעוני
שק ממתקים מקסים
מזוודה ממותגת עם פרטי יום ההולדת
מארזי גליל יוקרתיים במגוון עיצובים וכיתובים מותאמים אישית

לשתף את ילד היום הולדת

כשמדובר במסיבת יום הולדת לילד, זכרו שגם לו יש כמה רעיונות למסיבה שלו. לכן, ערבו אותו בתכנון. תנו לו לבחור את הנושא, לעזור לכם עם קניית הקישוטים ולקחת חלק באפיית עוגת יום ההולדת. פעולות אלה יאפשרו שחרור של מתח מהציפייה, ובדרך זו המוקד לא יצטמצם למספר שעות ביום אחד של מסיבה.

באותה מידה תוכלו לעזור לילד לבחור את האטרקציות שיפעילו את האורחים במסיבה שלו. למשל, מתנפחים, מגנטים או בלוני הליום שיוסיפו שמחה ועליזות לאווירת המסיבה.

התחילו ביצירת ציר זמן לפני תאריך יום ההולדת

6 שבועות קודם – בחרו את ערכת הנושא, ערכו את רשימת האורחים, אשרו שהתאריך מתאים לחברים הטובים ביותר והזמינו מקום שבו תתקיים המסיבה.
4 שבועות קודם – כתבו את ההזמנות. עדכנו את רשימת האורחים, החליטו על ההפעלות והמשחקים, והזמינו קייטרינג.
3 שבועות קודם – שלחו את ההזמנות (היום קל מאוד לשלוח את ההזמנות באופן מקוון), רכשו ציוד למסיבה (למשל, כלים חד פעמיים וקישוטים). ובמידת הצורך, שריינו מישהו שיבוא לעזור לכם באירוע עצמו.
2-1 שבועות קודם – הכינו לוח זמנים לכול הפעילויות שיופעלו ביום ההולדת, ודברו עם אורחים שטרם החזירו תשובה.
3 ימים קודם – אם אתם לא מזמינים קייטרינג, התחילו לקנות את מוצרי המזון הנדרשים להכנת הכיבוד.
2-1 ימים קודם – זה הזמן לאפות את העוגה, לקשט את הבית או החצר, לקנות בקבוקי שתיה וחטיפים.

רשימת האורחים

את מי להזמין? וודאו שהחבר הטוב ביותר של הילד שלכם יוכל להגיע בתאריך שקבעתם. כאשר אתם מזמינים את כל בני הכיתה חישבו אם אלה יהיו כל הילדים, כל הבנים או כל הבנות – כל תוכלו למנוע פגיעה ברגשות של ילדים שלא יוזמנו.

כמה להזמין? קחו בחשבון את הפעילויות שאתם מתכננים. מספר גדול של ילדים (לפחות 8 או 10 ילדים), עשוי להיות מתאים למשחקים קבוצתיים במסיבה של ילדה בת 5, אבל ייתכן שתרצו שרק 3 ילדים יגיעו למסיבת פיג׳מות של בן ה-7 וילונו אצלכם.

הזמנות

אם אתם לא מתכוונים להזמין את כל ילדי הכיתה, עדיף לא לחלק הזמנות בבית הספר אלא לשלוח הזמנות בווטסאפ או במייל. מה תכללו בהזמנה?

תאריך, מיקום (עם הוראות הגעה), זמני התחלה וסיום ובקשה לאישור הגעה.
ציינו כל דבר, כגון בגד ים ומגבת, אם הפעילות דורשת זאת.
ציינו אם הילדים יאכלו ארוחת צהריים או ארוחת ערב.
תארו את הבידור העיקרי במסיבה, למשל סרט או מתנפחים.
התקשרו להורים שלא אישרו הגעה, אולי ההזמנה הלכה לאיבוד?

גיוס עזרה

אחרי הכול אתם לא יכולים לעשות הכול, גם לברך את האורחים שמגיעים, גם להמשיך לפקח על הילדים המשחקים, ותוך כדי כך לחתוך את העוגה ולמזוג את המשקאות. בדרך כלל נדרש מבוגר אחד לטיפול ב-6-4 ילדים. תוכלו לבקש עזרה מראש מהורים של הילדים, לשכור בייביסיטר, או לבקש מאחות בוגרת שתבוא לעזור לכם.

מתי לפתוח את המתנות?

יש יתרונות לפתיחת המתנות במהלך המסיבה, כמו גם לפתיחתן לאחר מכן. יש ילדים שאוהבים לראות איך ילד יום ההולדת פותח את עטיפת המתנה שהביאו, במיוחד אם הם בחרו בה אישית. כדי שהאורחים לא ישתעממו, שימו את שמות האורחים בכובע, והמתנה שתיפתח בכול פעם, תהיה של הילד ששמו נשלף מהכובע. כדאי לתרגל מראש עם ילד היום הולדת אמירת תודה, מה שפחות קריטי אם הילד יפתח את המתנות לאחר המסיבה.